Synchro, une très coûteuse machine

03 juin 2013

Pressée de questions depuis plusieurs mois au sujet des problèmes d’implantation et des coûts du Progiciel de gestion intégré (PGI) – Synchro, Mme Louise Béliveau, vice-rectrice aux affaires étudiantes et au développement durable, a fait le point lors de la séance du 13 mai 2013 de l’Assemblée universitaire.


Une idée des coûts

La présentation de la vice-rectrice a permis de clarifier que le budget initial du projet, établi à 52,7 M$ en 2008, a été révisé en 2011 par le Conseil de l’Université pour atteindre 84,7 M$. Il s’agit d’une hausse de 61 % du budget alloué au déploiement des trois volets du PGI, soit Finances, Ressources humaines et Académique. À titre de repère, signalons que ce montant représente plus de la moitié de la dette de l’Université de Montréal, évaluée à 162,5 M$.

Voilà qui constitue une dépense énorme aux yeux des membres de la communauté universitaire touchés par maintes restrictions. La situation à l’Université de Montréal n’est toutefois pas une première. Il y a quelques mois, les médias rapportaient les coûts élevés – dans les limites toutefois du budget initial de 22 M$ – de l’implantation de Peoplesoft aux fins de la gestion des ressources humaines à l’Université Laval. En 2009, les étudiants de cette même université avaient dénoncé les ratés du système de gestion des études CAPSULE, dont les coûts d’implantation s’étaient élevés à 20,5 M$ – alors, soulignaient-ils, que l’installation du plus récent système informatique n’avait coûté que 9 M$ à l’UQAM. L’implantation de Peoplesoft à l’Université de Calgary représentait en 2007 une enveloppe de 30 M$, tandis que l’Université de l’Alberta aurait consacré jusqu’à 60 M$ à la mise en fonction du même logiciel.

Peoplesoft, qui appartient à Oracle, est probablement le logiciel commercial de gestion le plus répandu dans les universités au Canada et aux États-Unis. L’Université de Montréal n’est pas la seule à avoir fait face à une augmentation importante des coûts en cours d’implantation. En 2011, une université du New Jersey, Montclair State University, a entamé une poursuite contre Oracle, au motif d’une série de problèmes et de délais, ainsi que d’un dépassement de 20 M$ des coûts de 15,75 M$ prévus au contrat, autant de dommages imputables selon elle à l’entreprise. Oracle a répliqué par une contrepoursuite en 2012, puis le litige a été réglé en 2013 par une entente dite à l’amiable.


Des ratés et des « ajustements »

Au cours de sa présentation à l’Assemblée universitaire, la vice-rectrice a fait part de sa volonté de procéder sans délai aux nombreux ajustements requis pour un fonctionnement fluide de Synchro, et avec elle on peut saluer les efforts de tous les membres du personnel qui doivent exercer leurs fonctions au moyen de ce nouvel outil. Car des bogues, des lacunes, des difficultés d’utilisation et des erreurs ayant des conséquences importantes sont survenus au cours du déploiement de chacun des volets : erreurs dans le montant des salaires ou des déductions, retards dans le paiement, non-perception des cotisations syndicales, problèmes dans les demandes de remboursement des dépenses professionnelles, erreurs dans la perception des cotisations au régime de retraite, contraintes relatives à l’intitulé des cours, contraintes relatives au nombre de trimestres attribué aux cours, difficulté d’interprétation des dossiers du cheminement des étudiants, erreurs dans les paies et les relevés du personnel contractuel, délais dans le paiement des salaires des auxiliaires de recherche, complexité de l’interface pour la gestion des fonds de recherche, retards dans le paiement de factures par la Direction des finances, traduction incomplète et non-respect du français, etc.

Ces problèmes sont-ils toujours abordés comme il le faudrait? Lors des échanges à l’AU, une professeure responsable de programme a déclaré avoir appris de façon informelle au cours d’une formation que les relevés de notes produits par Synchro et remis aux étudiants comportaient des moyennes cumulatives erronées. Le rectorat assure que les étudiants ont été dûment informés et que les correctifs requis seraient effectués. Toutefois, il apparaît évident que cette information capitale est loin d’avoir été portée à la connaissance de tous les étudiants touchés, et on a peine à la trouver sur les sites officiels de l’Université.

Ces dysfonctionnements sont-ils ou non normaux? Les problèmes survenus à ce jour inciteront-ils les responsables de l’implantation de Synchro à mieux communiquer avec les usagers? Le SGPUM continuera d’être vigilant à l’égard des trois volets de Synchro et conseille à ses membres d’examiner avec attention tous les documents, y compris les paies, produits par le nouveau système.

Au fil du déploiement de Synchro, une préoccupation majeure a émergé parmi les professeurs : la mise en place d’un PGI à l’Université de Montréal semble entraîner un détournement du travail professoral vers des tâches administratives qui devraient être assumées par un personnel de soutien compétent. Une fois payée la « machine », que reste-t-il pour les ressources humaines ?


La suite des choses…

Dans quelle mesure le processus a-t-il fait appel aux usagers pour préciser les besoins, adapter les fonctions et améliorer les interfaces? À titre de syndicat ayant à gérer différentes demandes et données relatives au corps professoral, le SGPUM n’a pas été mis à contribution. Les responsables du projet assurent que les utilisateurs ont été consultés.  L’ont-ils été suffisamment et au bon moment? Ne pourrait-on pas faire mieux? C’est ce qu’a dû admettre l’Université Laval lorsqu’un étudiant est parvenu, à peu de frais, à mettre au point PILULE, une interface conviviale pour les utilisateurs de CAPSULE, le logiciel de gestion des études. Après s’y être opposée, l’institution a accepté d’intégrer PILULE à son site officiel.

Mme Béliveau reconnaît que plusieurs des problèmes de transition découlent du fait que, au départ, le logiciel Peoplesoft n’est pas adapté aux universités québécoises et à leurs particularités, telles que la cote R, les normes de protection des renseignements personnels et le français comme langue officielle. Sur le plan de la gestion, les universités québécoises sont aussi en lien plus ou moins direct avec un environnement qui comprend notamment le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie, différents fonds de recherche gouvernementaux, le ministère du Revenu du Québec, la CSST, etc.

L’implantation d’un PGI est un exercice extrêmement complexe. On convient généralement qu’aucune université n’a les ressources pour construire un logiciel maison à la hauteur des exigences actuelles. En revanche, le recours à un logiciel tel que Peoplesoft implique des coûts très importants pour chaque adaptation, et on vise donc à réduire au maximum toute programmation additionnelle, en planifiant une implantation qui soit le plus « vanille » possible. L’une des craintes, c’est de devoir réinvestir des montants importants lorsque l’entreprise propriétaire du logiciel dont on a acquis la licence décidera de procéder à des changements. Le secteur des PGI n’est pas à l’abri des mises à jour forcées.

Le choc culturel entre un logiciel commercial conçu aux États-Unis et la réalité des universités québécoises est particulièrement grand. L’Université de Montréal a investi des ressources considérables dans des adaptations essentielles, et elle n’est pas la seule institution québécoise à renforcer son expertise pour assurer le maintien de ses nouveaux systèmes. N’y aurait-il pas lieu de commencer à songer à mettre en commun cette capacité pour rompre le cycle de la dépendance à l’égard de systèmes rigides et coûteux, qui se présentent comme une nécessité incontournable, mais ne donnent lieu qu’à des résultats mitigés ?

voir plus de déail
  • Événements
  • Dates repères
  • Autres
Conventions et ententes Statuts et règlements Procédure des assemblées